TIME MANAGEMENT VERBETEREN

Wil je graag je time-management verbeteren? 

 

En je weet niet hoe? Lees het op deze pagina.

BETER JE TIME MANAGEMENT

Het verbeteren van je time-management dat klinkt aantrekkelijk. Maar waarom zou je dat willen en hoe doet je dat? En wat wil je uiteindelijk bereiken met die verbetering?

 

Laten we beginnen met het laatste: wat is het dat je wilt bereiken door slimmer met je tijd om te gaan? Dat is niet voor iedereen gelijk, je kunt hierbij denken aan:

 

  • Aan het einde van de dag alles af hebben
  • Meer tijd hebben voor de dingen die je echt belangrijk vind
  • Minder hoeven haasten
  • Meer rust in je hoofd
  • Minder werkdruk
  • Meer gestructureerd werken

 

 

Wat je wilt bereiken met beter time management is heel erg afhankelijk van de persoon en van je karakter. Maar het is ook afhankelijk van je beroep en welke taken je hebt.

 

Als je bijvoorbeeld op het secretariaat werkt en heel veel verschillende taken op je bordje hebt liggen en snel moet kunnen schakelen, dan heb je andere doelen, andere behoeftes dan een beleidsmedewerker die het liefst de hele dag geconcentreerd door wil kunnen werken aan een rapport.

 

Maar hoe verschillend de functies en rollen ook zijn ik denk dat er toch één gezamenlijk doel is: stap voor stap steeds dichter bij je ideale werkdag komen.

 

Time management methodes en technieken

In de loop van de jaren zijn er veel verschillende time management methodieken,  technieken en tips langs gekomen. Sommige zijn gebleven en nog steeds actueel en anderen zijn weer weggeëbd.

 

Hieronder heb ik een aantal hiervan beschreven die nog steeds een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van je time-management. Het overzicht is zeker niet compleet, maar dat is ook niet mijn doel. Het gaat mij in het onderstaande verhaal om wat we uit die verschillende stromingen kunnen gebruiken in ons dagelijks werk.

 

Ik wil het hebben over de onderstaande methodes en technieken

  • Klassiek Time-management
  • Getting Things Done
  • Benedictijns
  • Boek : Nooit meer te druk
  • Lifehacking

 

Klassiek Time-management

Met klassiek time-management bedoel ik allerlei losse technieken die een handig hulpmiddel zijn om  losse problemen op het gebied van time management op te lossen. Het is misschien niet één allesomvattende methode, maar daardoor niet minder zinvol.

 

Enkele technieken die hieruit voortkomen zijn:

Pomodoro-techniek

Deze techniek gaat over de balans tussen inspanning en ontspanning. Door het toepassen van deze time management techniek kun je geconcentreerder werken en raak je minder snel vermoeid. Lees hier meer over in het artikel : Pomodoro-techniek voor meer Rust in je hoofd.

 

Het Eisenhower schema

Ook wel de 4 kwadranten van time management genoemd helpt je bij het maken van keuzes en prioriteiten stellen. De zin “moet ik dit nu doen” is hier ook nauw mee verwant.

 

Emailbeheer

Er zijn heel veel time management tips over slim beheren van je email en takenlijstjes om zo te komen tot beter time management.

 

4d’s

Deze 4 d’s staan voor: Do, Defer (Delay), Delegate, and Delete (Drop). Samen met de tips op het gebied van emalbeheer zijn dit belangrijke peilers van de methodiek Getting things done die ik hierna bespreek.

 

Als je daar meer over wilt weten bekijk dan het artikel : Time management en de 4 D’s

 

SMART Doelstellingen

Maak je doelstelling SMART, dat betekent : Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

 

Als je meer wilt weten over beter time management en SMART doelstellingen kijk dan op : Maak je doelstellingen SMART

 

Getting Things Done (GTD)

Deze time-management methodiek van David Allen lijkt in eerste instantie te gaan om email-management en dat is ook een belangrijk onderdeel. Maar in principe heeft dit betrekking op alle taken die er op je af komen of die je zelf ‘bedenkt’. Kernbegrippen bij GTD zijn:

 

Kernbegrippen bij GTD zijn:

  • Overzicht krijgen en behouden
  • Efficiënt en effectief je taken afhandelen
  • Geef nieuwe taken na binnenkomst een goede plek
  • Bepaal elke dag wat de taken zijn die je die dag af gaat handelen

 

Door alleen deze punten te noemen doe ik de methode wellicht een beetje te kort, maar ik kom er later op terug.

 

Benedictijns time management

De term benedictijns time management kennen misschien veel mensen niet, maar waar het voor staat is een stuk bekender. Bij deze methodiek ga je uit van vaste tijdsblokken per dag. Ieder tijdsblok is bestemd voor een vooraf gedefinieerde activiteit. Als we naar het kloosterleven kijken dat zijn die blokken wellicht : bidden, eten, schoonmaken, studie. Als je dit vertaald naar time management en werk op kantoor vertaalt dan  kun je denken aan : afhandelen email, vergaderen, rapport schrijven, projectaanpak bedenken.

 

Het principe van deze methodiek is dat je met al je aandacht werkt aan de taken waar je in tijdsblok mee bezig bent binnen. Als de klok slaat en daarmee aangeeft dat de tijdsblok klaar is dan beëindig je die activiteit en ga je je richten op de volgende tijdsblok. Ook als je werk nog niet klaar is. Dat klinkt als ik het zo beschrijf misschien een beetje raar en inefficiënt, maar we passen dit principe al heel breed toe. Je hebt namelijk op dit moment al een tijdsblok voor : privé-tijd en werktijd. En als de werkdag voorbij is pak je het werk waar je gisteren mee geëindigd bent morgen weer verder op.

 

Nu weet ik wel dat in de praktijk veel mensen het werk nog (even) afmaken. En als dat niet lukt, dan maken we het in de avond nog even af tijdens het tv kijken. Maar dat is nu precies waarom benedictijns time management voor sommige mensen een uitkomst kan zijn. Als je niet uitkijkt, dan gaat uiteindelijk al je tijd op aan werken. De andere zaken die ook belangrijk zijn, komen niet of te weinig meer aan bod. De tijdsblokken beschermen je tegen het onevenredig aandacht geven aan 1 element ten koste van andere zaken.

 

Kernbegrippen van Benedicts time management zijn:

  • Aandacht-management
  • Balans tussen privé en werk
  • Balans tussen bijv. email afhandelen en werken aan belangrijke zaken die wat meer aandacht kosten.

 

 

Het boek : “Nooit meer te druk”

Misschien niet een methodiek, maar wel een boek met een interessante insteek en zinvolle inzichten. Het boek gaat over Wat is druk zijn, waarom we druk zijn en hoe we ervoor kunnen zorgen dat we  van dat druk zijn afkomen.

 

De essentie voor mij uit dit boek is dat gezien de stroom  aan e-mails, appjes en informatie die we op ons af krijgen het onmogelijk is geworden om alles af te krijgen. En als je je dagelijks werk af laat hangen van wat je binnenkrijgt, dat je dan kunt blijven doorwerken tot diep in de nacht, maar af zal het nooit zijn. Daarnaast is het de vraag of al die zaken die binnenkomen wel het belangrijkste zijn om te doen vandaag. Ze zijn belangrijk voor de afzender, maar voor jou/ voor jouw functie/ voor jouw doelen? Waarschijnlijk niet. Ten minste, zeker niet allemaal.

 

Hij beschrijft in zijn boek dat beter time-management leidt tot efficiënter werken en daardoor waarschijnlijk tot nog een grotere toestroom van taken. Dus dat hoe efficiënter dat je gaat werken, hoe drukker je het waarschijnlijk krijgt. Volgens de schrijver Tony Crabbe is aandacht-management veel belangrijker dan Time-management Ik ben het daar helemaal mee eens, maar met die nuance dat ik denk dat het managen van je aandacht een vorm van beter time-management is dat deze niet strijdig zijn met elkaar.

 

Kernbegrippen uit het boek Nooit meer te druk zijn:

  • Aandachtsmanagement
  • Niet inputgedreven werken, afhandelen van zoveel mogelijk email
  • maar output gedreven, werken aan de belangrijkste zaken

 

 

Life hacking

Life hacking gaat over slimme trucs om zaken slimmer te kunnen doen en/ of om je productiviteit te verhogen. Bij life hacking maak je gebruik van hulpmiddelen. Dat kunnen handige apps zijn die daar speciaal voor zijn ontwikkeld, maar ook huis tuin en keuken middelen die je op een slimme manier op een andere manier gaat gebruiken.  De insteek bij life hacking is om dingen effeciënter doen. Of wat je doet zo zinvol is, die vraag wordt niet gesteld.

 

Kernbegrippen bij life hacking:

  • Tools en gadgets
  • Slimme truucs met bestaande middelen
  • Efficiënter werken

 

Waardevolle elementen uit de time management methoden en technieken

In alle bovengenoemde time management methodieken en technieken zitten waardevolle elementen. Iedere methodiek heeft zijn eigen insteek en lost één of meer problemen op. Het is volgens mij de truc om hier de juiste combinatie aan gereedschappen uit te pikken die past bij jou.

 

Om dit een stuk makkelijker te maken zijn wij bij slimwerken.com gekomen tot een eigen aanpak die volgens ons veel van de waardevolle elementen uit de hierboven beschreven methodieken samen brengt.

 

Om stap voor stap steeds dichter bij je ideale werkdag te komen zijn er volgens ons drie stappen van belang:

1. Grip op je werk

2. Rust in je hoofd

3. Slimmer werken.

 

We verzorgen verschillende trainingen en workshops. Je kunt een cursus time management volgen via Open Inschrijving en als incompany training. Maar ook een kortere workshop voor grote en kleine groepen is mogelijk. Voor evenementen en bijeenkomsten kunnen we als spreker een inspirerend verhaal verzorgen over een onderwerp dat je time management kan verbeteren. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan:

 

Wij verzorgen training time management fysiek op locatie door heel Nederland. Daarnaast verzorgen we time management trainingen online via Teams, Zoom en Webex.

 

Wij geven trainingen in heel veel verschillende organisaties en branches. We hebben veel ervaring met :

 

 

X