Niet harder maar slimmer werken

Er zijn verschillende niveaus waarop je kunt kijken naar slimmer werken:

1. Life-hacking : slimme tools, apps, gadget en tips and trics om dingen slimmer te doen

2. Je werkdag slimmer indelen : beter afgestemd op jouw brein, op jouw doelen

3. Verbetering van de week : stap voor stap naar je ideale werkdag

Slimmer werken is een manier om je time management te verbeteren. Hieronder ga ik dieper in op deze 3 verschillende niveaus die kunnen helpen om slimmer te gaan werken en natuurlijk geef ik je praktische tips om slimmer te gaan werken.

1. Slimmer werken m.b.v. Life hacking

Dit is het eerste waar mensen vaak aan denken bij de term ‘slimmer werken’. Aan handige tools, gadgets en trucs om activiteiten slimmer, sneller of efficiënter te doen.  En life hacking is zeker een manier waardoor je slimmer kunt gaan werken. Over life hacking daar is op internet al heel veel over te vinden en daar wil ik me in dit artikel niet op richten. Enerzijds denk ik weinig aan dit onderwerp  toe te kunnen voegen, anderzijds vind ik persoonlijk de andere twee niveaus belangrijker. Ik denk dat daar meer te winnen valt op het gebied van slimmer werken.

2. Je werkdag slimmer indelen

Als ik kijk naar mijn eigen werk dan heb ik eigenlijk 3 pijlers die belangrijk zijn. De eerste is trainingen geven. Twee is zorgen dat we nieuwe cursisten krijgen, dus dat ik trainingen verkoop of dat er nieuwe cursisten komen via mond op mond reclame. En de laatste pijler is dat ik mijn trainingen op niveau houdt, dat deze bij de tijd blijfen en dat ik verbeteringen doorvoer. Dat op niveau houden heeft betrekking op de training, maar ook op het trainingsboekje en bijvoorbeeld de uitleg-video’s voor de levenslange garantie.

Alle overige zaken die ik moet doen voor het werk zijn eigenlijk overbodig. Met overbodig bedoel ik niet dat ze niet nodig zijn, maar dat ik er zo min mogelijk tijd aan wil besteden, want ze dragen niet bij aan mijn doel. Of misschien dragen ze wel bij aan mijn doel, maar ze horen niet bij de kern van wat ik doe en wat ik belangrijk vind.

Dit betekent dat ik al die activiteiten die in deze laatste categorie horen, zoals bijvoorbeeld facturen maken en versturen, facturen betalen, boekhouding bijhouden, website onderhouden, etc. dat ik daarvoor ga kijken: kan ik op dat gebied slimmer werken. Ik kijk hoe ik deze activiteiten zo efficiënt mogelijk kan doen, kan ik deze automatiseren of kan ik deze bijvoorbeeld voorkomen.

Dat kijken hoe het slimmer kan, dat doe ik met behulp van de verbetering van de week.  Daar kom ik in dit artikel later op terug.

Mijn echte werktijd gebruik ik voor het overgrote deel voor de drie pijlers die ik eerder heb genoemd en die voor mij het belangrijkste zijn.  Aandachtsmanagement is een belangrijke term tijdens mijn werk aan deze belangrijke zaken. Ik werk overigens geen acht uur per dag, maar over het algemeen werk ik alleen in de ochtend en om 12.00 krijg ik een pop-up op mijn computerscherm: “computer uit, buiten spelen”. En dat doe ik dan ook braaf. Buiten spelen kan betekenen dat ik naar de bakker wandel of naar de groenteboer fiets om eten te kopen. Maar ik ga ook veel wandelen, of bij goed weer stap ik in de kano of ik spreek met iemand.

En het mooie is dat als ik aan het wandelen ben in het bos dat er dan meestal spontaan wel een aantal goede ideeën in mij opkomen. Het  kan bijvoorbeeld zijn dat ik op dat moment een ingeving krijg hoe ik op een email moet antwoorden, of ik krijg een goed idee voor de website, of een mooi voorbeeld dat ik kan gebruiken in de training. Ook de tekst van deze pagina, kwam spontaan in mij op terwijl ik over de Kampina aan het wandelen was. Op dat moment heb ik deze even ingesproken op mijn telefoon en het uitwerken van de tekst koste mij de volgende ochtend nog maar weinig tijd. Voor mij is dat een goed voorbeeld van slimmer werken.

Ik ben ervan overtuigd dat ik met deze manier van werken, aan het eind van de week vaak meer bereikt heb, dan dat als ik elke dag 8 uur achter mijn computer had gezeten en druk bezig was geweest. De reden waarom ik er van overtuigd ben dat ik zo effectiever werk is omdat dit te maken heeft met hoe het brein werkt. Tijdens het ‘druk bezig zijn’ krijgt mijn brein alle informatie die het nodig heeft om er onbewust verder over na te denken. En tijdens de rust van de wandeling komt deze met de conclusies, oplossingen en ingevingen die mij verder helpen.

De combinatie van hard werken en niets doen op een werkdag verhoogt mijn productiviteit en mijn effectiviteit. Nog even los van het feit, dat mijn (werk)dag er nog leuker door wordt. Ook zorgt het er voor dat ik mijn werkdruk verlaag. Deze indeling van mijn werkdag is een  vorm van slimmer werken. Als je meer wilt weten over hoe je brein werkt en hoe je deze slim gebruikt, volg dan de “training Slim Werken”, dan leer je hier alles over in het onderdeel “Rust in je Hoofd”.

De derde manier om slimmer te werken gaat over het op een slimme manier gaan zorgen dat je zo weinig mogelijk tijd kwijt bent aan al die zaken die je afhouden van de kern van je werk. Dat doe je via de verbetering van de week.

3. Verbetering van de week

Elke week besteed ik maximaal één kwartier van mijn tijd aan de vraag “Wat kan ik deze week slimmer doen?” In dat kwartier:

• bedenk ik wat ik slimmer wil doen . Ik benoem hier dus het probleem
• Bedenk ik een oplossing waar ik in geloof en die ik uit wil gaan proberen
• Zet ik de eerste stap voor implementatie en zorg ik ervoor dat ik het gelijk kan gaan doen

Bij de verbetering van de week richt ik met name mijn pijlen op die activiteiten waar ik zo min mogelijk tijd aan wil besteden. Onderwerpen waar ik bijvoorbeeld een oplossing voor wil vinden zijn:

• Hoe kan ik in 5 minuten per dag al mijn email afhandelen?
• Hoe zorg ik ervoor dat ik niet meer nodig ben bij vergadering ….?
• Hoe kan ik de vraag over …. voortaan in 2 minuten afhandelen?
• Hoe zorg ik ervoor dat de afdeling …. niet meer elke 10 minuten aan mijn bureau staat?

Nadat ik de vraag heb bedacht, ga ik mogelijke oplossingen bedenken. Vaak weet ik binnen een paar minuten wel iets waarvan ik denk : “hier geloof ik wel in, dit gaat mij dichter bij mijn doel brengen”. Als ik echt slimmer wil werken, besteed ik hier het meeste tijd aan. Aan het stap voor stap dingen slimmer te gaan doen.

Maar soms komt ook geen oplossing in mij op. Ik laat het onderwerp dan voor dat moment rusten. En de oplossing komt dan vaak tijdens mijn wandeling zoals ik beschreven heb bij het onderdeel je werkdag slimmer indelen. Om de kans op die ingeving zo groot mogelijk te maken moet je wel even dat kwartiertje met het onderwerp bezig zijn geweest, anders heeft het voor je brein niet voldoende prioriteit gekregen om onderbewust verder over na te denken.

De zaken die ik bedenk zijn niet altijd even creatief of wereldschokkend. Daar gaat het mij ook niet om. Het gaat mij erom dat ik iets bedenk waardoor ik zaken slimmer kan doen. Dat kan zijn een regel instellen in outlook, om bijvoorbeeld automatisch een taak aan te laten maken als een email binnenkomt met een bepaald woord in het onderwerp. Of een aanpassing op de website, waardoor iets duidelijker wordt en ik over dat onderwerp geen e-mails met vragen krijg.

Er zijn verschillende technieken die je kunt gebruiken bij de verbetering van de week. Als je hier graag meer over wilt weten, volg dan de training Slim Werken en leer hier alles over.

Leuke en leerzame training time management

Wil je meer grip op je werk,  rust in je hoofd en slimmer gaan werken. Volg dan onze leuke, leerzame en praktische training time management. Klik op de onderstaande knop om hier meer over te lezen.