- emailcontact@slimwerken.com
- telefoon013-5770495
Wil je graag slimmer werken? Op deze pagina 5 praktische tips.
Als je graag je time management wilt verbeteren dan is slimmer werken daar een belangrijk gereedschap bij. Door slimmer te gaan werken, krijg je meer gedaan, meer grip op je werk en meer rust in je hoofd. In dit artikel 5 praktische tips die je helpen om deze week al slimmer te gaan werken.
Een overvolle inbox vol met e-mails. Met sommige emails moet je nog iets doen, andere e-mails zijn een reminder dat je nog ergens op zit te wachten. En dan zijn er ook nog een heleboel emails die nog handig zijn om bij de hand te houden.
Het resultaat is een continue heen en weer scrollen tussen je e-mails en soms weer even een e-mail op ongelezen zetten, zodat deze opvalt en dat je weet dat je er nog iets mee moet doen.
Maar dat kan slimmer. Richt je e-mailpakket in als time management cockpit. Dat kan heel handig in MS Outlook maar ook Gmail is hier prima geschikt voor. Met een time management cockpit krijgt iedere email de juiste plek, krijg je reminders als een deadline is verstreken en heb je blijvend overzicht over alles wat je nog moet doen. Hoe je MS Outlook of Gmail omvormt tot een time management cockpit dat leer je in de cursus time management: Slim Werken.
Aandacht en concentratie zijn belangrijk om je werk goed te kunnen doen en om te voorkomen dat je fouten maakt. Maar het is niet altijd eenvoudig om deze focus te behouden. Er zijn namelijk allerlei zaken die hun best doen om onze aandacht naar zich toe te trekken. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan:
Er zijn verschillende slimme manieren om op een eenvoudige manier onze aandacht, concentratie en focus te behouden:
Maak het voor jezelf eenvoudig en zorg ervoor dat verleiders en stoorzenders niet in het zicht liggen en niet voor het grijpen liggen. En dan bedoel ik met name de telefoon. In het artikel time management en je smartphone leg ik hier meer over uit.
Als je werk te doen hebt, waar je bij moet nadenken zorg er dan voor dat je telefoon op stil staat en dat deze niet voor het grijpen ligt op je bureau.
Als de vorige tip te ingewikkeld is, omdat je toch bereikbaar moet zijn, of omdat je je telefoon voor bepaalde zaken nodig hebt tijdens je denkwerk dan kan een focus-app je helpen om de prikkels buiten de deur te houden.
Er zijn voor zowel iOS en Android vele apps beschikbaar die je helpen te focussen. Je kunt in deze apps bijvoorbeeld dat als je aan het werk bent dat bepaalde meldingen niet binnen komen en dat bepaalde apps niet werken zolang je in de concentratiemodus zit. Sommige apps gaan zover dat je bijvoorbeeld kunt zeggen : “houdt alle telefoontjes tegen behalve van ….”.
Als de telefoon een belangrijk deel van je (werk)dag is, dan kunnen deze apps je helpen om belangrijke momenten te focussen.
Slimmer werken begint bij het kunnen werken met aandacht, concentratie en focus. Ga met deze tip dus als eerste aan de slag.
Voor de meeste mensen geldt dat de werkdag begint met het controleren van de email. Dan misschien gelijk door naar de eerste vergadering of gelijk aan de slag met het wegwerken van de email. En als er niet te veel dingen tussen doorkomen, dan kunnen we vanmiddag echt aan de slag met de zaken die echt belangrijk zijn.
Maar als je echt slimmer wilt werken, dan is het misschien verstandig om op een andere manier onze werkdag in te delen. In het begin van de dag is ons brein nog fris en is het nog relatief rustig in ons hoofd. Daar moeten we van profiteren.
Door het vele nadenken raakt ons brein vermoeid en door de vele prikkels en kleine klusjes wordt het soms adhd-achtig-druk in ons hoofd. Hoe dit werkt, kun je lezen in het artikel Rust in je hoofd
Om slimmer te werken en slimmer gebruik te maken van ons brein is het verstandig om de dingen waarvoor je een fris en uitgerust brein voor nodig hebt in het begin van je werkdag te doen. Daarmee zeg ik niet dat iedereen een ochtendmens is. Sommige mensen hebben even wat tijd nodig om op te starten.
Het gaat dus niet om het tijdstip van de dag, maar om de volgorde.
De onderstaande volgorde van werkzaamheden sluit het beste aan bij ons brein
De kans is groot dat je door deze twee blokken van denkwerk al een hele productieve dag hebt. Nu is het misschien wel tijd om e-mails te beantwoorden of deel te nemen aan een vergadering die je speciaal hiervoor hebt uitgesteld.
Als je na de lunch nog een blok met denkwerk inplant ga je waarschijnlijk aan het einde van de dag met een goed gevoel naar huis, echt met het gevoel dat je iets zinvols hebt gedaan.
Voor veel mensen geldt dat ze een groot deel van de dag bezig zijn met het beantwoorden van email. Soms kost dit zoveel tijd dat er geen tijd overblijft voor al het andere werk dat er ligt. Het afhandelen van deze email kost niet alleen maar veel tijd omdat het veel e-mails zijn.
Het kost ook zoveel tijd omdat het voor ons brein eenvoudig werk is, waar ons brein niet zo veel bij na hoeft te denken. En iedere keer als we een e-mailtje versturen of verslepen naar het mapje Afgehandeld dan wordt er een beetje dopamine aangemaakt ins ons brein. En dit gelukshormoon vindt ons brein heel erg lekker.
Om nu te voorkomen dat onze hele werkdag opgaat aan het afhandelen van email is het handig om hiervoor tijdblokken in te ruimen in je werkdag. Als de tijd voorbij is, dan is de rest van de email voor het volgende tijdsblok.
Dat klinkt misschien geforceerd en vreemd, maar we gebruiken deze methode van tijdsblokken heel veel. Een goed voorbeeld is onze werkdag. Aan het einde van de werkdag gaan we naar huis en wat nog niet af is, dat wordt opgepakt te volgende dag. Tenminste als we ons niet laten verleiden tot overwerk.
Hoeveel tijd je iedere werkdag inruimt voor het afhandelen van je email dat kun je zelf het beste inschatten. Maar ik zou willen adviseren om als basis twee blokken van maximaal 1 uur te hanteren. Naast deze blokken om mijn email af te handelen heb ik ook nog eventueel een paar scan momenten om te checken of er spoed email is binnen gekomen.
Ikzelf hanteer het volgende tijdschema:
08.00 – 08.01 Scannen van mijn inbox (afzender, omschrijving) zit er spoedmail tussen?
11.00 – 12.00 Email-blok
15.00 – 15.01 Scannen van mijn inbox (afzender, omschrijving) zit er spoedmail tussen?
15.01 – 15.15 Eventueel afhandelen van spoedmail
Toen ik ongeveer 10 jaar geleden begon met de speciale tijdsblokken voor email kreeg ik vrijwel nooit al mijn email afgehandeld in zo’n tijdsblok. En doordat ik dit elke dag meemaakte ging ik automatisch nadenken hoe kan dit slimmer. Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik wel al mijn email krijg afgehandeld binnen een 1 uur per dag. Door de manieren van slimmer werken die ik heb doorgevoerd sinds die tijd, lukt het me tegenwoordig heel eenvoudig. Dit heb ik bereikt door de verbetering van de week. En deze verbetering van de week wordt toegelicht bij de volgende tip.
Met behulp van de verbetering van de week ga ik elke week een klein beetje slimmer werken. De ene week is de verbetering groter dan de andere en dat maakt niet uit. Het gaat om het continue proces van verbetering. Met kleine stapjes steeds dichter bij je ideale werkdag komen.
Enkele voorbeelden van de verbetering van de week:
Maar ook de verbeteringen die ik heb doorgevoerd om mijn email binnen 1 uur per dag af te kunnen handelen heb ik doorgevoerd via de verbetering van de week.
En ook dat heb ik stapje voor stapje gedaan. Hieronder een aantal fictieve voorbeelden:
Door elke week 1 type email, 1 probleem op te pakken, had ik het relatief snel voor elkaar om al mijn email binnen 1uur per dag af te krijgen.
Ik hoop dat je met behulp van de bovenstaande tips slimmer kunt gaan werken en zo meer grip op je werk krijgt, meer rust in je hoofd en zo stapje voor stapje steeds dichter bij je ideale werkdag komt.
Wil je meer grip op je werk, rust in je hoofd en slimmer gaan werken. Volg dan onze leuke, leerzame en praktische training time management. Het is ook mogelijk om een interactieve workshop rust in je hoofd te volgen. Of we komen als inspirerend spreker naar je toe. Klik op de onderstaande knop om hier meer over te lezen.