Van Multitasken naar aandachtsmanagement

1.      Wat is Multitasken

Multitasken staat voor meerdere dingen tegelijkertijd doen. De term multitasken komt oorspronkelijk uit de computerwereld waarin een computer letterlijk meerdere programma’s tegelijkertijd kan uitvoeren. Het resultaat daarvan is dat je Ms Word en je MS Excel tegelijkertijd op je scherm kunnen staan.

Maar niet alleen de computer kan goed multitasken, wij als mens kunnen dit ook. Je kunt hier bijvoorbeeld denken aan:

• Ademen en tegelijkertijd je lichaam op temperatuur houden
• Tijdens het tandenpoetsen groeien je haren op je hoofd gewoon door
• Autorijden en naar de radio luisteren.

Ten minste dat laatste gaat goed, totdat je moet fileparkeren. Dan zetten veel mensen de radio even uit of ten minste iets zachter. Want dan moet men zich even concentreren.

2.      Multitasken en switchtasken

In veel gevallen zijn we echter niet aan het multitasken maar aan het switchtasken. We doen die twee zaken niet echt tegelijkertijd, maar schakelen met onze aandacht steeds tussen de twee taken. Een herkenbaar voorbeeld is misschien het lezen van een bericht op je telefoon terwijl je in een vergadering zit. Op het moment dat je echt aan het luisteren bent, komt er niet echt binnen wat er in het bericht staat. En als je het bericht aan het lezen bent, hoor je niet wat er echt gezegd wordt in de vergadering.

Bij switchtasken deel je tijd op in kleine blokjes en na ieder tijdblokje switch je naar de andere taak. Dat opdelen en switchen dat hoe je zelf niet te doen, dat gebeurt automatisch als je twee taken tegelijkertijd probeert te doen terwijl dat eigenlijk niet kan. Als je met switchtasken bezig bent, zul je merken dat het automatisch druk, onrustig in je hoofd wordt. Deze manier van multitasken is heel vermoeiend en belastend voor je hoofd, voor je brein.

Switchtasken kost aandacht en energie.

3.      Multitasken en de smartphone

De mobiele telefoon, de smartphone zorg in praktijk voor veel multitasken:

• Bellen terwijl je ook iets anders aan het doen bent
• Een berichtje lezen/ versturen terwijl je in een vergadering zit
• Even iets opzoeken terwijl je in gesprek bent
• Instagrammen tijdens het Netflixxen.
• Tijdens het uitwerken van een verslag, tussendoor een paar belangrijke appjes beantwoorden.

In het artikel Rust in je hoofd en de smartphone heb ik beschreven dat de smartphone een grote druktemaker is voor je hoofd. Het zorgt voor veel onrust in je hoofd. Dat komt o.a. door het multitasken die de telefoon in praktijk uitlokt.

4.      Wat zijn de gevolgen van multitasken

Multitasken heeft enerzijds gevolgen voor de taken waar je mee bezig bent, maar heeft ook gevolgen voor jezelf, voor je brein. Hieronder beschrijf ik deze kort:

A . De taken kosten meer tijd

Als je twee taken hebt en je zou deze na elkaar afhandelen, dan zijn deze waarschijnlijk sneller afgerond dan dat je deze twee taken tegelijkertijd probeert af te handelen. Dat wordt veroorzaakt door twee redenen. De eerste is dat het steeds switchen tijd kost. En deze tijd komt bovenop de tijd die nodig is voor het afhandelen van de twee taken.

Maar veel belangrijker is het feit dat bij multitasken je brein meer aandacht en concentratie nodig heeft en continue bij moet houden wat is de volgende stap bij ieder van deze taken. Dit steeds scherpstellen op de nieuwe taak en bepalen wat de volgende handeling is kost voor het brein veel meer tijd dan op de automatische piloot één taak in zijn geheel afhandelen.

B. Het eindresultaat is waarschijnlijk slordiger

Onbewust registreert je brein dat tijdens het multitasken het eigenlijk langzamer gaat dan als het brein eerst één taak af kan handelen voordat deze aan de volgende begint. Die tijd probeert het brein in te halen door sneller te gaan werken. Je gaat daar bijvoorbeeld slordiger door schrijven, of typen. Je brein komt in een soort haast-modus terecht.

C. Er is een grotere kans op fouten

Als je gaat multitasken/ switchtasken dan is de kans op fouten groter. Soms heb je de fout in de gaten soms niet. Ook het vergeten bij te voegen van een bijlage aan een email is vaak het gevolg van multitasken.

D. Meer vermoeidheid en drukte in je hoofd

Steeds meerdere ballen hoog houden is heel belastend voor je hoofd. Je raakt sneller vermoeid, maar het wordt ook drukker in je hoofd. Je zult merken dat als je eenmaal bent gestart met multitasken dat je vaak in die kleine klusjes modus blijft hangen. Geconcentreerd aan een rapport werken nadat je heel efficiënt heel veel kleine klusjes hebt afgehandeld is heel erg moeilijk. Dat komt door die drukte die in je hoofd is ontstaan. Meer over deze onrust kun je lezen in het artikel Rust in je hoofd.

Dit alles zal zorgen voor een groter gevoel van werkdruk.

De remedie tegen multitasken is aandachtsmanagement

De tegenhanger van drukte is niet rust of ontspanning, maar aandacht. Dat komt omdat de drukte waar we tegenwoordig vaak niet te maken heeft met veel werk, maar veel werk tegelijkertijd.

Aandachtsmanagement helpt ons om hier een tegenhanger voor te bieden. Aandachtsmanagement gaat over waar richt je je aandacht op en hoe zorg je ervoor dat je datgene dat je doet, dat je dat met al je aandacht kunt doen.

Als je hier meer over wilt lezen, lees dan het artikel : Van time management naar aandachtsmanagement.

Leuke en leerzame training

Wil je meer grip op je werk,  rust in je hoofd en slimmer gaan werken. Volg dan onze leuke, leerzame en praktische time management training: Slim Werken. Klik op de onderstaande knop om hier meer over te lezen.