Wordt productiever door het toepassen van de 4 D’s

De 4 D’s van time management worden ook wel de 4 D’s van productiviteit genoemd. Deze techniek helpt je om je time management te verbeteren doordat je bij iedere taak die je binnenkrijgt de keuze maakt wat moet je er mee doen.

Wat zijn de 4 keuzes die je kunt maken?

Het betreft de volgende keuzes die je bij iedere taak, probleem of project moet maken:

• DO : Nu doen, uitvoeren
• DELAY : Uitstellen, inplannen, later uitvoeren
• DELEGATE : Delegeren, afbuigen, iemand anders laten uitvoeren
• DELETE : Verwijderen, negeren, niets mee doen

De 4 D’s en de 4 kwadranten van Eisenhower

Als je naar deze acties kijkt, dan zijn het eigenlijk dezelfde acties die genoemd worden als in het Eisenhower model. Alleen de actie die bij het Eisenhower model is gekoppeld aan kwadrant 2 heet “plannen”. Maar of je nu kiest voor “plannen” of “delay” dat is een woordkeuze, de actie is in essentie hetzelfde.

Als je meer wilt lezen over het Eisenhower model bekijk dan het artikel : De 4 kwadranten van Eisenhower.

Hoe helpen de 4 D’s bij het verbeteren van je time management

Het is goed om bewust keuzes te maken bij alle taken, projecten en overige acties die op je af komen. Om je af te vragen wat moet ik hiermee doen. Als je bewust keuzes gaat maken dan ga je steeds meer output-gedreven werken in plaats van input-gedreven.

Om goed met deze techniek om te gaan is het wel belangrijk om voor jezelf te bepalen wanneer je welke actie toepast. Je kunt hiervoor het Eisenhower-model gebruiken. Maar je kunt ook de onderstaande lijst als basis nemen.

DO : Doen op basis van de 2 minutenregel

David Allen van Getting Things Done beschrijft de 2 minuten regel. Als je een taak in 2 minuten af kunt handelen, doe het dan gelijk in plaats van dat je het in gaat plannen. Natuurlijk moet je nog wel even als extra vraag stellen: of de taak wel bij je thuis hoort.

DELAY : Plan de taak in, in je time-management cockpit

Alle zaken die ik nu nog niet op pak, maar wel ik wel iets mee moet in de toekomst, sla ik op in mijn time management cockpit. Deze cockpit heb ik ingericht in mijn MS Outlook. Hoe je dat doet, leer je in onze training Slim Werken.

De time management cockpit helpt mij om:

• zaken niet te vergeten,
• dingen waar ik op aan het wachten ben te monitoren en
• om slim te clusteren.

DELEGATE : Delegeren, afbuigen of afweren

Het kan zijn dat je zaken naar iemand anders doorschuift omdat je er zelf geen tijd voor hebt. Maar het kan ook zijn dat iemand anders er beter in is. Of dat je een taak op je af krijgt die weliswaar belangrijk is, maar niet bij jou thuishoort. In dat geval kun je de taak ook afweren.

DELETE : Geen tijd besteden aan zinloze taken

De essentie is het verwijderen, het afwijzen, het niet uitvoeren van taken die niet zinvol zijn. Dat begint al met weggooien van emails zonder deze te lezen. Voor veel van die mailtjes kun je dat op basis van het onderwerp al bepalen.

Wat is de essentie van de 4d’s techniek

De essentie van deze techniek is bewust keuzes maken. Wat doe ik met deze taak? Besteed ik daar tijd aan en zo ja, wanneer? En natuurlijk kun je verkeerde keuzes maken. Maar in praktijk zul je waarschijnlijk meer juiste keuzes maken dan fouten.

Als je de werkdag begint met als doel een lege inbox aan het einde van de dag. Dan maak je waarschijnlijk geen keuzes of tenminste maar heel weinig. Het doel is dus om van input-gedreven werken naar output-gedreven werken te gaan. Je verlaagt hiermee je werkdruk en je wordt productiever.

Leuke en leerzame training time management

Wil je meer grip op je werk,  rust in je hoofd en slimmer gaan werken. Volg dan onze leuke, leerzame en praktische training time management. Klik op de onderstaande knop om hier meer over te lezen.