Wat is time management?

Time management is het goed indelen van je tijd zodat je met volle aandacht werkt aan de taken die voor jou belangrijk zijn. Hierbij houd je rekening met het effectief en efficiënt afhandelen van je werkzaamheden.

Wat levert goed time management op?

Er zijn veel redenen om met een training tijd management of time management aan de slag te gaan. Het verlaagt werkdruk en werkstress, het geeft meer controle en overzicht over je werk en het vergroot hierdoor je werkplezier.

Nog meer motivatie om aandacht aan je time management te geven:

• Je krijgt grip op je werk
• Je ervaart rust in je hoofd
• En je gaat er slimmer door werken

Zes stappen naar goed time management

Stap 1 Bepaal je doel(en)

Belangrijk bij time management is het bepalen van je doel. Hiermee geef je sturing aan je werkzaamheden wat helpt bij het goed organiseren en prioriteren van je taken. Neem echter niet te veel doelstellingen. Hierdoor wordt je aandacht namelijk te veel verdeelt waardoor je misschien helemaal geen doel behaalt. Wil je slim je doel(en) bepalen? Doe dit dan SMART.

Stap 2 Zet doelen om naar acties

Een doel geeft je richting. Nu is het tijd om te bepalen wat je moet doen om je doel(en) te bereiken. Welke acties brengen je stap voor stap dichter bij de eindstreep? Als het goed is zijn dit de kerntaken van je functie. Schrijf alle taken die hiervoor nodig zijn op. De volgorde maakt nog niet uit, die bepaal je later.

Stap 3 Prioriteer je to-do’s

Wanneer je alle activiteiten hebt genoteerd is het tijd om prioriteiten te stellen. Je kijkt hierbij of een taak belangrijk is en of deze op korte termijn moet gebeuren.

De prioriteit bepaal je op basis van de volgende drie vragen:

• Is de taak urgent of heeft deze een deadline?
• Hoe belangrijk is de taak voor het bereiken van je doelstellingen?
• Moet de taak gebeuren op een specifiek tijdstip?

Stap 4 Maak een planning

Om goed overzicht te houden over alle taken is het verstandig om deze in te plannen. Hiervoor kun je een to-do-lijstje of een digitaal-taaksysteem gebruiken. In onze training time management leer je hoe je op een eenvoudige manier MS Outlook omtovert in een handige time management cockpit.

Wanneer een taak op een specifiek tijdstip moet gebeuren leg je deze het beste vast in je agenda. De andere taken komen op je takenlijst(en) te staan. Vanuit hier maak je iedere dag een kort taaklijstje met alleen de taken die je vandaag wilt doen. Dit geeft extra focus en zorgt ervoor dat je niet wordt afgeleid door andere taken.

Plan je dag niet vol, houdt rekening met uitloop van taken en andere tijdverslinders.

Stap 5 Cluster je taken

Time management is het zo efficiënt mogelijk bereiken van je doelen. Cluster je taken daarom zoveel mogelijk. Dit zorgt ervoor dat het afhandelen in het geheel minder tijd kost.

Denk bij clusteren aan:

• Handel telefoontjes die je moet maken achter elkaar af
• Spaar vragen op en bespreek ze in één keer met je collega
• Plan een moment voor het afhandelen van je mailtjes

Stap 6 Stuur indien nodig bij

Bij het inplannen van je werkzaamheden heb je de taken bepaalt waarmee jij hoopt je doelstellingen te bereiken. Hierbij heb je een inschatting gemaakt van wat prioriteit heeft en de hoeveel tijd die een taak kost. Nu kan het zijn dat de werkelijkheid er toch anders uitziet dan dat jij had ingeschat. Taken duren wat langer of hebben niet de impact die je ervan had verwacht.

Bekijk daarom regelmatig of je door tegenvallers je doelstelling nog wel gaat bereiken. Moet je hiervoor je planning of werkwijze aanpassen waarmee je verloren tijd compenseert?

Wil je graag meer weten over time management?

Wil je graag slimmer gaan werken? In onze cursus time management ga je aan de slag met de belangrijkste vaardigheden van goed time management waarmee je stap voor stap jouw ideale werkdag creëert.

Schrijf je in voor een training time management via openinschrijving.

Heb je graag een incompany training?

Vraag een offerte aan (deze heb je binnen 24 uur in huis).