- emailcontact@slimwerken.com
- telefoon013-5770495
Ben je opzoek naar praktische en leuke time management tips?
Volg de cursus time management van een halve of hele dag?
Ben je opzoek naar leuke en praktische time management tips? En wil je weten hoe je de ideale werkdag creëert? Ga aan de slag met een praktische manier van werken waarmee je grip krijgt op je werk, stoorzenders uitschakelt, de juiste prioriteiten stelt en zelfs bij grote drukte, de rust in je in hoofd bewaard. Heb je een overvolle mailbox? Ook dat is na onze time management training verledentijd.
Time management is het zo slim mogelijk indelen van je beschikbare tijd, zodat je op een efficiënte manier je doel(en) bereikt. Je richt je werk zo in dat je met 100% aandacht werkt aan je belangrijkste taak zonder te worden afgeleid door stoorzenders of andere tijdrovers.
Je bent het efficiëntste wanneer je met langdurige aandacht (flow) aan een taak werkt. Stoorzenders of andere afleidingen onderbreken deze aandacht en kosten tijd. Om terug in flow te komen voor een taak kost namelijk al gauw 10-15 minuten. Met goed time management verlaag je werkdruk en voorkom je concentratieverlies.
Een notificatie is een geluid of symbooltje dat je waarschuwt dat er een nieuw bericht voor je klaar staat. Door hier direct op te reageren verleg je de aandacht van wat je aan doen bent naar het nieuwe bericht. Dit schakelen van aandacht kost tijd en is erg vermoeiend voor je brein. Zet notificaties voor mail en sociale media uit. Check je nieuwe berichten op momenten dat het jou uitkomt. Lees eventueel ook het artikel over positief en negatief uitstelgedrag
Een opgeruimd bureau geeft rust aan je hoofd. Het voorkomt dat je steeds wordt afgeleid door taken die je later nog een keer wilt doen. Ruim daarom je werkplek op en leg alléén de spullen op je bureau die je nodig hebt om de taak af te handelen. Ruim aan het einde van de dag alles op (clean desk policy) zodat je de volgende dag met een schoon en leeg bureau start.
Niet alleen jij, ook jouw collega’s werken graag geconcentreerd. Spreek met elkaar periodes af waarin je elkaar alléén voor urgente zaken mag storen. Gebruik de ochtend bijvoorbeeld voor concentratiewerk en spaar vragen voor collega’s op voor tot in de middag.
De grootste afleider van je concentratie ben je vaak zelf. Dit komt door alle taken die in je hoofd zitten en op totaal willekeurige momenten in je gedachten opkomen. Maak je hoofd daarom regelmatig leeg door middel van een minddump. Hierbij schrijf je alles op wat je nog wilt doen op een takenlijst. Zo vergeet je het niet en kan je brein het eenvoudig loslaten.
Veel bedrijven zijn de laatste jaren overgegaan op flexwerken en hebben kantoren omgebouwd tot kantoortuinen. Waar je vroeger nog een kantoortje voor jezelf had zit je nu met een groot aantal collega’s in dezelfde ruimte. Niet echt fijn voor je concentratie. Zoek voor concentratiewerk een rustig plekje op. Dat kan bijvoorbeeld een stiltecabine op het werk zijn, of op een fijn plekje thuis.
Heb je ook te weinig uren in een dag zitten? Helaas kun je daar niets aan veranderen. Wat je wel kunt doen is je werkwijze aanpassen zodat je slimmer werkt en je tijd efficiënter gebruikt. Welke werkzaamheden kun je anders doen zodat je er minder tijd aan kwijt bent?
Plannen is de sleutel tot een fijne werkdag. Het geeft houvast en voorkomt dat je jezelf laat leiden door de waan van de dag. Maak iedere dag een planning met taken en afspraken die je graag wilt doen. Ben realistisch, zet niet meer taken op het lijstje dan je aan kunt.
Heb je weleens het gevoel dat je niet toekomt aan de taken die je echt had willen doen? Vaak komt dit omdat we blijven hangen in het doen van kleine klusjes waardoor grote taken blijven opschuiven. Kleine klusjes zijn namelijk sneller klaar en leveren sneller onze beloning in de vorm van dopamine op. Wil je toe komen aan je grote klussen? Start de dag ermee op en laat de kleine klusjes liggen voor in de middag.
Vaak is de neiging om de dag te starten met doe werk. Dat komt omdat denken moeite kost voor je brein en een mailtje versturen niet. Draai dit om. Denk na als je nog fris bent en goed kunt concentreren. Doe daarna taken zoals mailen, bellen, vergaderen en afstemmen met een collega.
Houdt bij het aanmaken van een takenlijstje ruimte vrij voor onvoorziene omstandigheden. Zo blijf je flexibel voor spoedklussen en ad hoc zaken. De hoeveelheid tijd die je hiervoor moet reserveren hangt af van je functie. Heb je vaak spoedjes? Reserveer hiervoor dan extra tijd.
Je kunt je tijd maar één keer besteden. Ben daarom kritisch met het weggeven van je tijd. Draagt een taak niet bij aan het bereiken van je doelstellingen. Besteed er dan zo min mogelijk tijd aan. Een collega helpen is prima, maar houdt je eigen doelstellingen goed in de gaten.
Bepaal bij aanvang van een taak hoeveel tijd je hier maximaal aan wilt besteden. Stel deze tijd in op een timer en start je taak. Door te werken met een vooraf gestelde tijd daag je jezelf uit en voorkom je dat je te lang blijft hangen in een taak. Dit werkt ook super als perfectionisme een valkuil is.
Moet je vaak dezelfde soort mailtjes sturen? Gebruik dan Autotext. Dit is een handigheidje binnen MS Outlook en waarmee je zelfgemaakte teksten door middel van een sneltoetscombinatie toevoegt aan je mail. Autotext werkt voor woorden, zinnen en grote stukken tekst.
Voor taken op je takenlijstje wil je direct in de “startblokken” staan. Bepaal voor iedere taak wat de 1e actie is die je ervoor moet doen. Wil je een boek lezen en heb je het boek nog niet. Noteer dan “Boek kopen” in plaats van “Boek lezen” op je lijstje.
Het direct na elkaar afhandelen van gelijksoortige taken (1e acties) vergroot je efficiëntie. Door te clusteren blijft je beter in “flow” en heb je minder opstarttijd per taak nodig. Handel taken zoals bellen, mailen, kopen en betalen geclusterd af.
Wanneer je wilt verbeteren in je time management is het interessant om te weten wat je allemaal doet. Heb je een taak gedaan noteer dan de tijd die je er voor nodig hebt gehad. Na enkele dagen heb je een goed beeld van je tijdsbesteding. Optimaliseer hierna de werkwijze voor de meest tijdrovende bezigheden.
Een topsporter is een mooi voorbeeld van bewust time management. Een topsporter stelt namelijk duidelijke doelen en werkt hard om deze te bereiken. Hij neemt ook veel tijd om uit te rusten. Dit geeft zijn lichaam de kans om goed te herstellen van de zware arbeid. Zo blijft hij fit en kan hij steeds weer opnieuw topprestaties leveren.
Je spieren en brein functioneren het beste wanneer deze uitgerust zijn. Neem voldoende pauze zodat je lichaam tijd krijgt om te herstellen van de arbeid die je hebt geleverd. Neem naast je lunchpauze ook regelmatig een korte onderbreking. Een koffiebreak van vijf minuten doet wonderen.
Goede luchtkwaliteit is essentieel voor je productiviteit. Zuurstof is namelijk een belangrijke brandstof voor je lichaam. Is er een te kort aan zuurstof in de lucht dan word je daar suf van. Ventileer je werkruimte daarom goed. Wil je weten hoe de luchtkwaliteit op jouw werkplek is? Schaf een CO2 meter aan.
Lees ook:
Wat is time management?
Time management voor docenten
Time management voor in de zorg