- emailcontact@slimwerken.com
- telefoon013-5770495
Hoe kun je negatief uitstelgedrag voorkomen en Hoe kun je juist positief uitstelgedrag bevorderen?
Je moet continue keuzes maken: wat doe ik nu wel, wat doe ik nu niet. Op het moment dat je besluit om iets op dit moment wel te doen dan zeg je tegen honderden dingen nee op dit moment. Je besluit ze om ze nu niet te doen, om ze later te doen. Iedereen stelt dus van alles de hele dag uit, je doet niet anders.
Maar waarom voelt het nu de ene keer wel als ‘uitstellen’ met de gevoelens die daarbij horen en de andere keer niet? Of soms voelt het voor jezelf helemaal niet als uitstellen maar is dat de indruk die de buitenwereld daarvan heeft. Misschien heb je in dit geval wel een hele goede reden om die ene taak pas volgende week te doen.
Dit artikel bestaat uit de volgende onderdelen:
In dit artikel gebruik ik de term uitstelgedrag. Ik noem het uitstelgedrag als je iets uitstelt, waarbij het voor jezelf of een ander een beetje knaagt. Als jij of die ander denkt: “eigenlijk zou ik eerst …”.
Je kunt uitstelgedrag vertonen op veel verschillende gebieden:
In de bovenstaande lijst staan privézaken en dingen die met je werk te maken hebben. Ik richt me in dit artikel op uitstelgedrag op je werk.
En daarin onderscheid ik negatief en positief uitstelgedrag. Die eerste kennen we allemaal wel, maar die laatste, het positieve uitstelgedrag die is misschien nieuw voor je. In veel gevallen leidt uitstellen tot een betere kwaliteit, of een hogere productiviteit of een lagere werkdruk. Prima redenen dus om uit te stellen.
Iets valt voor mij onder negatief uitstelgedrag als het eigenlijk beter was geweest om datgene dat je uitstelt toch nu al te doen. Je herkent dit gedrag vaak aan de zaken die je doet in plaats van datgene dat je eigenlijk had willen en/of moeten doen. Bijvoorbeeld:
De bovenstaande activiteiten zijn vaak een invulling van negatief uitstelgedrag. Dit uitstelgedrag treedt bijvoorbeeld op in de onderstaande situaties
De overeenkomst tussen al deze zaken is, dat het allemaal activiteiten zijn die voor je brein weinig inspanning kosten. Je hoeft er niet echt bij na te denken. Veel kan op de automatische piloot. De taak die je uitstelt kost waarschijnlijk wel inspanning, waar je bij na moet denken. En je brein kiest automatisch datgene dat eenvoudig is.
Het kan ook zijn dat je niet precies weet wat je moet doen, hoe je het aan moet pakken. Het is te groot, te complex. Omdat je niet precies weet hoe dit nu moet gaan doen, houdt je brein je voor de gek en ga je kleine makkelijke klusjes doen, waarvan je denkt dat deze nu urgent en/of belangrijk zijn.
Een taak of project kan complex zijn, zodat je het overzicht kwijt bent. Maar het kan ook zijn dat het voor je gevoel zoveel tijd en energie gaat kosten, zodat je al moe wordt als je er aan denkt. Ook dan springt het brein automatisch naar de kleine klusjes modus. Want zo lang je daar mee bezig bent heb je een goede reden om dat grote probleem voor je uit te schuiven.
Bij negatief uitstelgedrag zou het eigenlijk beter zijn om datgene dat je uitstelt toch nu al te doen.
Aan het einde van het artikel vind je tips om negatief uitstelgedrag het hoofd te bieden. Maar om te voorkomen dat je positief uitstelgedrag ook gaat voorkomen, eerst de uitleg over deze positieve tegenhanger.
Er zijn een aantal goede redenen om zaken soms uit te stellen. Daar wil ik in dit onderdeel wat aandacht aan besteden. De belangrijkste reden is omdat er meestal een negatieve emotie hangt rondom uitstellen en de uitsteller en dat is in mijn ogen onterecht. Daarnaast kan uitstellen leiden tot:
Op deze drie onderdelen ga ik hieronder verder iets dieper in
Als je de tijd neemt om ergens iets langer over na te denken, dan komt dat de kwaliteit ten goede. Dat denken gebeurt bewust en onbewust:
Hoe dit precies werkt in je brein. Maar nog veel belangrijker hoe je slim gebruik maakt van deze systemen in je brein. Dat leer je in de Training Slim Werken en de workshop Haal het optimale uit je brein.
Als je een email binnenkrijgt en je reageert gelijk, dan heeft alleen je automatische reactie systeem een bijdrage kunnen leveren aan de kwaliteit van je antwoord. Door erover na te denken, wordt de email al beter. Maar door de email nu met aandacht te lezen, hem dan weg te leggen en morgen pas te beantwoorden wordt het antwoord waarschijnlijk nog veel beter.
Uitstellen is in dit geval dus heel zinvol.
Je herkent het wel: je zit thuis op de bank in het weekend en je ziet een werkmail op je telefoon. Je denkt: even beantwoorden, dat kost maar 5 minuten. De kans dat je weer een vervolgvraag krijgt is aanwezig. En voor je het weet is er weer een half uur van je weekend weg.
Ditzelfde mechanisme werkt niet alleen in het weekend maar ook tijdens werktijd op kantoor. Hoe meer emails je wegwerkt per dag, hoe meer je er zult gaan ontvangen in de toekomst. Je imago van “snelle email-beantwoorder” zorgt voor een aantrekkingskracht van nieuwe emails.
Het kan dus heel zinvol zijn om het beantwoorden van (een deel van) je mails even uit te stellen. Dat zou bijvoorbeeld kunnen door iedere dag een maximale tijd in te ruimen voor het beantwoorden van je email. Dat zou bijvoorbeeld kunnen zijn tussen : 11.00 en 12.00 en aan het einde van de dag nog een keer tussen 16.00 en 17.00. Als de tijd voorbij is, beantwoord je de rest van de email in het volgende tijdsblok.
Op deze manier kan uitstelgedrag ervoor zorgen dat je werkdruk wordt verlaagd.
De tip om een maximale tijd te reserveren per dag voor het beantwoorden van je email is ook een goede tip om zinvoller met je tijd om te gaan. Het is daarbij wel belangrijk dat je de juiste volgorde hanteert. Eerst denkwerk, werk waar je voor na moet denken en daarna pas kleine klusjes zoals het beantwoorden van je email.
Dat is ook de reden dat ik als voorbeeld tijdsblok van 11.00 tot 12.00 had gekozen en niet van 9.00 tot 10.00. Het is belangrijk om je kleine klusjes uit te stellen omdat je brein van heel veel kleine klusjes na elkaar in de kleine klusjes-modus komt. Het wordt druk in je hoofd en je blijft automatisch kleine klusjes zoeken, met name scherm gerelateerd.
Als je het beantwoorden van je email echter uitstelt naar later op de dag en eerst gaat werken aan datgene waar je bij na moet denken. Dat is het veel eenvoudiger om met aandacht en concentratie hieraan te werken.
Wil je hier meer over weten, lees dan het artikel : Rust in je hoofd.
Naast deze drie goede redenen om uit te stellen kan het natuurlijk ook gewoon zijn dat je op dit moment niet de juiste energie hebt om de klus op te pakken die je eigenlijk moet doen. Of je bent niet in de juiste omgeving. Concrete voorbeelden zijn:
Allemaal goede redenen om even uit te stellen. Maar als datgene dat je uitstelt wel belangrijk is, zorg er dan wel voor dat je binnenkort wel hiermee aan de slag gaat.
Hier een aantal concrete tips om negatief uitstelgedrag tegen te gaan.
Het maken van een mindmap helpt mij om in een paar minuten overzicht te krijgen. Ik maak bijvoorbeeld een mindmap als:
De mindmap helpt mij om in een hele korte tijd een overzicht te krijgen van wat moet ik allemaal doen of waar moet ik nog aan denken.
Ook ontdek ik vaak de reden van mijn uitstelgedrag tijdens het maken van de mindmap. Ik kom er dan bijvoorbeeld achter dat ik iets niet weet en dat die onduidelijkheid zorgde voor mijn uitstellen.
Die belangrijkste taak is vaak een taak waar je bij na moet denken. Doe dat als je brein nog fris is en stel het niet uit. Als je het namelijk wel uitstelt, loop je en het risico dat je brein al vermoeid is geraakt maar het is een nog groter risico dat het veel te druk, veel te onrustig in je hoofd is geworden.
Vaak moet je even een drempel over om aan die belangrijke taak te beginnen. Maar maak je geen zorgen beginnen is de moeilijkste stap. Als je eenmaal bezig bent, dan blijkt het vrijwel altijd mee te vallen.
De Pomodoro-techniek gaat over de verhouding tussen werk en pauze. Bijvoorbeeld 25 minuten werken en dan 5 minuten even weg van je werkplek en pauze. En dan weer door. Op deze manier houd je je brein fris en de rust in je hoofd. Zo kun je langer met aandacht en concentratie werken aan die taken die je belangrijk vindt. Door hier bewust mee bezig te zijn voorkom je dat je nadat je begonnen was aan een taak toch weer iets anders gaat doen en stiekem toch weer uit gaat stellen.
Als je meer over de pomodoro techniek wilt weten, lees dan het artikel : Pomodoro techniek en rust in je hoofd.
Dit is de belangrijkste tip, maar gelijk in praktijk ook de moeilijkste. Want is brein lijkt wel gehypnotiseerd te worden door schermen. Want van die schermen komt de meeste afleiding. Dat kan zijn je smartphone. Maar ook nieuws-websites of sociale media op je laptop.
Zodra je brein de kans krijgt ontsnapt hij het denkwerk en vlucht naar iets eenvoudigers.
Daarom de volgende tips om afleiding te voorkomen tijdens denkwerk:
Ik hoop dat je met het bovenstaande:
Wil je meer grip op je werk, rust in je hoofd en slimmer gaan werken. Volg dan onze leuke, leerzame en praktische training. Klik op de onderstaande knop om hier meer over te lezen.