Heb jij ook het gevoel dat je niet toekomt aan belangrijke taken omdat je te veel in vergaderingen en overleg moet zitten? Hoewel vergaderingen waardevol zijn voor communicatie en besluitvorming zijn het vaak tijdverslinders waar je eigenlijk niet op zit te wachten. Gelukkig zijn er effectieve strategieën die je helpen bij het verminderen van vergaderingen en daarmee je productiviteit verhogen.

Hieronder enkele time management tips om het aantal vergaderingen of de duur hiervan te verminderen.

1. Minder vergaderen, is de bijeenkomst echt noodzakelijk?

Voor je een vergadering of meeting organiseert, stel jezelf de vraag of deze echt noodzakelijk is. Soms is het namelijk veel efficiënter om te communiceren via mail of chat of door gebruik te maken van andere communicatiemiddelen zoals Teams.

2. Stel duidelijke doelen

Bepaal duidelijk het doel van de vergadering. Wat wil je bereiken en wanneer is de vergadering succesvol geweest. Communiceer daarbij welke agenda-items aan bod gaan komen. Dit zorgt ervoor dat vergaderingen niet uitlopen of dat er onnodig afgedwaald wordt naar minder belangrijke zaken.

Een goede communicatie vooraf zorgt er ook voor dat deelnemers weten wat er van hen verwacht wordt en ze zich hierop goed kunnen voorbereiden.

3. Hanteer een strikte tijdsplanning

Geef bij ieder agenda-item aan hoeveel tijd je hier maximaal aan wilt besteden en houd je hier strikt aan. Een tijdslimiet voor een agenda-item stimuleert deelnemers om beknopt en “to the point” te zijn. Dit zorgt ervoor dat discussies en zo vergaderingen efficiënter verlopen.

4. Beperk het aantal deelnemers

Nodig alleen personen uit die essentieel zijn voor het bespreken en het nemen van beslissingen over de agendapunten. Te veel deelnemers maken vergaderingen namelijk traag en inefficiënt. Zorg er daarom voor dat je alleen personen uitnodigt die daadwerkelijk waarde toevoegen aan de vergadering.

5. Minder vergaderen door alternatieve communicatiemiddelen

Niet alle informatie hoef je te delen via een vergadering. Kijk of je andere hulpmiddelen zoals e-mail of projectmanagementtools hiervoor kunt inzetten. Wil je personen alleen informeren of op de hoogte houden dan zijn dat namelijk prima alternatieven en kun je een vergadering hiermee voorkomen.

6. Maak regelmatig een voortgangsrapportage

In plaats van regelmatig te vergaderen om de voortgang van een project te bespreken zou je ook ervoor kunnen kiezen om een regelmatige rapportagecyclus in te stellen. Dit kan wekelijks of maandelijks zijn, dit hangt af van het belang van het project. Op deze manier blijven de personen in het project op de hoogte van de voortgang en is de behoefte om te vergaderen hierdoor weggenomen.

7. Ga staand vergaderen

Het is aangetoond dat een vergadering waar de deelnemers alleen kunnen staan een stuk efficiënter wordt. De behoefte om langdradig te zijn wordt hierdoor weggenomen en daardoor is de vergadering sneller voorbij. Laat je de koffie ook nog achterwege dan zal dit nog een extra productiviteitsimpuls geven

 8. Minder vergaderen door evaluatie en optimalisatie

Na iedere vergadering is het belangrijk om de effectiviteit ervan te evalueren. Was de vergadering nuttig? Liep de vergadering zoals gewenst of ben je toch tegen problemen aangelopen?

Een goede vraag om aan het einde van de vergadering aan de deelnemers te stellen is bijvoorbeeld “Wat hebben we nu afgesproken”. Krijg je daar geen duidelijk antwoord op dan weet je dat er nog werk aan de winkel is.

Door deze tips toe te passen is misschien ook voor jou het mogelijk om het aantal vergaderingen te verminderen of in te korten. Het is belangrijk om het doel en de waarde van iedere vergadering goed in te schatten. Tijd is namelijk kostbaar en het is daarom belangrijk dat de tijd van de deelnemers effectief wordt benut.

Bekijk om nog slimmer te werken hieronder de brochure voor de training Slim Werken.