- emailcontact@slimwerken.com
- telefoon013-5770495
De 4 kwadranten van Eisenhower helpen je om eenvoudiger prioriteiten te stellen en zo productiever te zijn, je werkdruk te verlagen en meer rust in je hoofd te krijgen.
Als er gesproken wordt over de 4 kwadranten in relatie tot time management dan gaat het over het Eisenhower schema. Dit model is genoemd naar de oud president Eisenhower van de Verenigde Staten.
Hij was president in de jaren 50. Hij wordt gezien als een hele productieve president die zijn time management blijkbaar goed op orde had. Er wordt gezegd dat hij fan was van het vier kwadranten model, maar of hij het kende, dat is nog maar de vraag.
Een uitspraak van hem is : “Ik heb twee soorten problemen: dringende en belangrijke. De dringende zijn niet belangrijk en de belangrijke nooit dringend”. Deze uitspraak is waarschijnlijk de reden waarom dit schema naar hem vernoemd is.
Het Eisenhower model kan je helpen om eenvoudiger keuzes te maken en prioriteiten te stellen en zo je tijd aan de juiste zaken te besteden. Er worden in dit schema 4 mogelijkheden onderscheiden:
1. Welke zaken je nu zelf moet oppakken,
2. Welke zaken je in moet plannen om later zelf te doen,
3. Welke taken je moet delegeren aan een competente collega en
4. Aan welke taken je geen tijd moet besteden.
Op deze manier kun je meer tijd besteden aan de zaken die belangrijk voor je zijn en zo productiever met je tijd om gaan. En daarnaast kun je op deze manier je werkdruk verlagen.
Je kunt dit model toepassen op je werk en je privé-leven. In dit artikel richt ik me met betrekking tot de voorbeelden alleen tot werk.
Het model heb ik hieronder weergegeven. De 4 kwadranten zijn genummerd en geven de volgorde van prioriteit aan. Het gaat hierbij dus om de volgorde, niet om de hoeveel tijd die je eraan besteed. Want als het goed is besteed je de meeste tijd aan de zaken uit kwadrant 2. Dat zijn de taken die wel Belangrijk zijn, maar niet urgent. Deze taken helpen je verder naar de toekomst.
Voordat ik een uitleg ga geven over de 4 kwadranten, wil ik even iets dieper ingaan op de begrippen “belangrijk” en “urgent” in relatie tot dit Eisenhower schema.
Belangrijk betekent belangrijk voor mij, vanuit mijn functie, vanuit mijn principes, drijfveren en doelen. Het kan dus best zijn dat iets heel erg belangrijk is voor iemand anders, maar niet vanuit jouw perspectief. Als het wel voor een ander heel belangrijk is, maar voor jou niet, dan valt in het Eisenhower schema in kwadrant 3 of 4. Ook kan het zijn dat het super belangrijk is voor het gezamenlijke doel, maar dat de betreffende taak thuishoort bij een andere afdeling, ook dan valt het in de onderste helft van het schema.
De toepassing van dit schema is geen oproep tot egoïsme. Je kunt en moet zeker ook dingen doen voor anderen en het gezamenlijke doel niet uit het oog verliezen. Maar het gaat erom dat je bewuste keuzes maken welke taken je wel op oppakt en welke niet en waarom. Als je het principe achter deze kwadranten goed toepast, dan word je minder input-gedreven, maar meer output-gedreven. Je kijkt meer naar : “welke output draagt bij aan …” i.p.v. “ik heb deze vraag gekregen dus dat ga ik nu doen”.
Urgent betekent, het moet nu gebeuren, of ten minste op korte termijn. Als we het nu niet doen dan heeft dit nadelige gevolgen. Het is belangrijk om hierbij niet zomaar te luisteren naar degene die het hardste roept. Het gaat er niet om of iemand anders graag wil dat het nu gebeurt, maar of het negatieve gevolgen heeft als het later wordt gedaan of dat anders een belangrijke deadline wordt overschreden.
Dit betreft Taken en problemen met een duidelijke deadline op korte termijn of waar negatieve gevolgen zijn als je deze taak uitstelt.
Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan:
Volgens het schema pak je deze taken nu zelf op. Vandaar de actie : Doen.
Dit is het belangrijkste kwadrant. Hier zou je in principe de meeste tijd aan moeten besteden. Dit zijn de zaken die belangrijk zijn, maar waar geen tijdsdruk op staat. Dit is over het algemeen werk waar je aandacht en concentratie bij nodig hebt. De zaken die in dit kwadrant staan helpen je bijvoorbeeld dichter bij je doel. Ook helpen deze taken je om in de toekomst slimmer te kunnen werken.
Voorbeelden uit dit kwadrant:
Deze taken pak je zelf op, maar dat hoeft niet nu. Je doet deze op een tijdstip en in omstandigheden die daar gepast voor zijn. Het kan zijn dat je aan deze taken een deadline hangt, maar dat hoeft niet.
Dat is ook afhankelijk van welke time management methodiek je hanteert. Meer daarover vind je in het artikel : “Verbeteren van je time management”
Dit zijn vaak zaken waarvan je best begrijpt dat ze voor andere belangrijk zijn, maar voor jou zijn ze alleen maar lastig. Het zijn onderbrekingen van de taken die voor jou belangrijk zijn. Het kan ook zijn dat je bij deze taken of problemen die op je bordje komen het gevoel hebt dat omdat anderen hebben lopen rommelen, jij nu ineens snel dit tussendoor moet gaan doen.
Vanuit je verantwoordelijkheidsgevoel, om van het gezeur af te zijn, of omdat het een makkelijk klusje is pak je het toch maar weer op.
Voorbeelden uit dit kwadrant zijn:
Het schema zegt dat je deze taken moet delegeren. Later in dit artikel ga ik hier nog iets dieper op in. Want ik denk dat er meer mogelijke acties zijn.
Deze taken zijn niet belangrijk en niet urgent, maar in praktijk besteden we er soms toch veel tijd aan. De reden hiervoor is omdat het vaak ontsnappings-activiteiten zijn. Ons brein is moe, we hebben even geen zin of het is gewoon druk in ons hoofd. Het is een mooie smoes van ons brein om even niet te hoeven nadenken.
Taken en activiteiten die in dit kwadrant voorkomen zijn bijvoorbeeld:
Aan de taken die in dit kwadrant staan, daar moet je proberen zo min mogelijk tijd aan te besteden. Daarom staat er hierbij als actie : elimineren. Ook hier denk ik dat er meer acties mogelijk zijn en ook daar kom ik later ook op terug.
President Eisenhower was vanuit zijn functie natuurlijk eindverantwoordelijk voor alles. Als hij iets niet zelf deed, dan ging hij delegeren. Wij staan vaak niet aan de top, maar krijgen taken op ons af die eigenlijk beter passen bij iemand die werkt op een andere afdeling. Ook kan het zijn dat deze taak beter past bij je manager. Delegeren is in deze context een beetje een vreemd begrip.
Dus als er een taak op je af komt die in kwadrant 3 thuishoort kies dan voor :
En met de bovenstaande strategiën sluit ik niet mijn ogen voor de werkelijkheid. Want in theorie is dit eenvoudig, in praktijk soms echter niet zo makkelijk. Hoe je hier een slimme oplossing voor kunt vinden, daar ga ik verder op in het artikel “Niet harder maar slimmer werken”.
Als je heel strikt bij iedere taak gaat afvragen in welke kwadrant een taak thuis hoort en je gaat daarna de juiste actie uitvoeren, dan besteed je misschien wel 90% van je tijd in kwadrant 1: dringend en belangrijk.
Maar dat is niet de belangrijkste kwadrant, je zou eigenlijk de meeste tijd in kwadrant 2 door moeten brengen. Als je dus bij jezelf merkt, dat je veel tijd aan kwadrant 1 besteed. Ga dan kijken hoe je dit kunt voorkomen. Hoe je dit doet, lees je in het artikel: Niet harder maar slimmer werken.
Ook is het goed om te beseffen dat je brein bij voorkeur eenvoudige klusjes doet waar hij niet hard voor hoeft te werken. Taken uit kwadrant 1 bestaan vaak uit activiteiten die je brein op de automatische piloot kan uitvoeren. Ben daarom ook kritisch bij de beoordeling of de taak echt urgent is, of dat het alleen een ‘smoes’ van je brein is om een eenvoudig klusje te doen in plaats van denkwerk.
Ik melde al eerder dat het tweede het belangrijkste kwadrant is. Maar de echte winst in je productiviteit zit in de onderste helft van de matrix, in kwadrant 3 en 4. In de ideale situatie besteed je hier geen tijd aan. En al deze tijd die je hier niet aan besteed is pure winst die je kunt gebruiken voor zaken uit kwadrant 2. Het is misschien wel het allerbelangrijkste wanneer en hoe vaak je Nee-zegt tegen zaken. En Nee zeggen kan op heel veel verschillende manieren:
Tot zover de theorie, maar hoe ga je hier nu concreet mee aan de slag? Dat lees je hieronder.
Je kunt je time management verbeteren door slim gebruik te maken van dit kwadranten schema van Eisenhower.
Dat doe je eenvoudig door:
1. Plaats iedere nieuwe taak/activiteit of probleem in het juiste kwadrant
2. Doe eerst de taken uit kwadrant 1
3. Besteed daarna zoveel mogelijk tijd aan taken uit kwadrant 2
4. Als je veel tijd besteed aan kwadrant 1,3 of 4. Plan dan kwadrant 2-tijd in deze te minimaliseren.
5. Kwadrant 3-taken die nog wel op je af komen kies daar voor de actie: Delegeren, afbuigen of afweren.
En besef dat het toepassen van het Eisenhower schema met de 4 kwadranten een manier is om je productiviteit/ output te verhogen. Maar nog belangrijkers er ontstaat hierdoor een nieuwe mindset die niet alleen zorgt dat je meer gedaan krijgt, maar die ook zorgt voor meer rust in je hoofd.
In de training Slim Werken leer je hoe je grip op je werk krijgt, rust in je hoofd en hoe je nog slimmer kunt gaan werken. Als je meer wilt weten, bekijk dan de informatie over deze training.