- emailcontact@slimwerken.com
- telefoon013-5770495
Wil je graag efficiënter werken?
Met deze praktische tips gaat dat zeker lukken!
Heb je weleens het gevoel dat er te weinig uren in een dag zitten? Dan is het tijd om efficiënter te gaan werken. Want door je efficiëntie te verhogen gaat je productiviteit omhoog en krijg je meer werk gedaan. En dat willen we natuurlijk allemaal wel!
Efficiënt werken is je werkzaamheden slim aanpakken zodat het zo min mogelijk tijd, geld of inspanning kost. Daarnaast heb je ook nog effectief werken. Dit betekent werken aan de taken die voor jou belangrijk zijn. Oftewel, zo gericht mogelijk op je doel af. De combinatie van efficiëntie en effectiviteit bepaalt je productiviteit.
Wil je aan de slag om je time management te verbeteren? Met deze tips verlaag je de werkdruk en gaat efficiënter werken zeker lukken!
Efficiënt werken begint bij het goed organiseren van al je werkzaamheden. Dit zorgt ervoor dat je precies weet wat je allemaal hebt liggen en wanneer het af moet zijn. Stroomlijn daarom al je werkzaamheden naar één plek, oftewel creëer een verzamelplaats voor al je afspraken, taken en mailtjes. In de training time management leer je hoe je Microsoft Outlook inzet als een time management cockpit.
Wil je efficiënter werken cluster dan zoveel mogelijk je taken. Hierdoor heb je maar één keer opstarttijd. Dit is de tijd die je nodig hebt voordat je aan de taak begint.
Wil je bijvoorbeeld een factuur betalen dan moet je daarvoor inloggen op je bankaccount. Hier heb je misschien je bankpasje en kaartlezer voor nodig. En ja, waar had je die ook alweer neergelegd? Door je facturen direct achter elkaar te betalen heb je maar één keer zoek- en inlogtijd.
Taken die je prima clustert; kopen, mailen, bellen, vragen aan een collega, of dingen opzoeken op Internet.
Bepaal hoe vaak je in een periode een taak wilt afhandelen. Wil je iedere dag facturen betalen of spaar je dit op zodat je dit maar één keer in de week, of per maand hoeft te doen. Hoe langer je de periode maakt des te efficiënter het is. Houdt hierbij wel rekening met deadlines zodat je op tijd bent met het verwerken ervan en je er geen extra werk door krijgt.
Bekijk hoe vaak jij taken wilt doen:
Maak iedere dag een takenlijstje met daarop de taken die je dichter bij je doel(en) brengt. Dit vergroot je effectiviteit. Houdt bij het inplannen ervan het juiste afhandelmoment in de gaten. Heb je op maandagen altijd veel ad hoc zaken, plan dan zoveel mogelijk korte klusjes in. Is de vrijdag altijd lekker rustig, dan is dat een ideaal moment voor klussen waar je langdurige concentratie voor nodig hebt.
Bliepjes, pop-ups, telefoontjes, collega’s aan je bureau het leidt allemaal af. Je verliest hierdoor je concentratie (flow) voor een taak, die je later weer opnieuw moet opbouwen. Dit is natuurlijk zonde van je tijd en daardoor slecht voor je productiviteit. Efficiënt werken doe je door met 100% aandacht aan een taak te werken.
Laat je niet afleiden:
Dit had je misschien niet verwacht maar efficiënt werken doe je door af en toe helemaal niets te doen. Ga zitten, pak een lekkere kop koffie en geniet. Eventjes fijn ontspannen en uitrusten van de werkzaamheden die je hebt gedaan. Deze pauzes heb je nodig om je lichaam en brein te laten herstellen van al je activiteiten. Dit zorgt voor meer werkplezier, rust in je hoofd en dat je fit blijft.
Want als je fit bent:
Sommige zaken kun je helaas niet voorkomen en blijven maar terugkomen. Zeker als het taken zijn die je regelmatig moet doen is het interessant om te kijken of er een slimmere manier is om deze af te handelen. Wil je bijvoorbeeld minder vergaderen? Slimmer werken doe je door taken te elimineren, te vereenvoudigen of te automatiseren.
Je betalingen clusteren is al een mooie stap, maar betalen via automatische incasso is nog efficiënter.
Voor je efficiëntie is het natuurlijk het beste wanneer je dingen helemaal niet meer hoeft te doen.
Ik heb jarenlang een formulier ingeleverd bij onze boekhouder, die hij dan netjes in een ordner stopte. Op een dag stelde ik hem de vraag; “Wat als ik dat formulier niet meer bij je inlever?” Het antwoord van de boekhouder was; “Dan hoef ik ‘m ook niet meer in de ordner te stoppen”. De moraal van het verhaal. Het formulier was blijkbaar al jaren niet meer nodig.
Blijf daarom kritisch en stel jezelf regelmatig de vraag: “waarom doen we dit eigenlijk nog?”